Organizácia práce v kancelárii a domácej kancelárii

a Sabine Schrör, lekárska novinárka Aktualizované dňa

DR. Andrea Bannert je v spoločnosti od roku 2013. Doktor biológie a medicíny, redaktor, najskôr vykonával výskum v mikrobiológii a je odborníkom tímu na malé veci: baktérie, vírusy, molekuly a gény. Pracuje tiež na voľnej nohe pre Bayerischer Rundfunk a rôzne vedecké časopisy a píše fantasy romány a príbehy pre deti.

Viac o expertoch na

Sabine Schrör je nezávislá spisovateľka lekárskeho tímu Vyštudovala obchodnú správu a vzťahy s verejnosťou v Kolíne nad Rýnom. Ako redaktorka na voľnej nohe je viac ako 15 rokov doma v rôznych priemyselných odvetviach. Zdravie je jedným z jej obľúbených predmetov.

Viac o expertoch na Všetok obsahu kontrolujú lekárski novinári.

Či už v domácej kancelárii alebo v kancelárii na mieste: Dobrá organizácia práce je potrebná k tomu, aby bol každodenný kancelársky život efektívny a bez stresu. Ako však dokážete rozumne štruktúrovať svoje úlohy medzi záplavou e-mailov, telefonátov, schôdzok a súkromného rušenia? Tu nájdete odpovede na túto otázku a zistíte, ktoré tipy a nástroje vám uľahčia každodennú kancelársku prácu.

Organizácia práce: menej stresu, väčšia efektivita

Túto situáciu pravdepodobne poznáte: Sedíte za svojim stolom a úplne ste sa pohltili dôležitou úlohou. Zrazu vo dverách stojí kolegyňa a prihovára sa jej. Alebo vám zazvoní telefón - váš šéf je na linke. Alebo vaša doručená pošta nahlási novú správu. Ste už vytrhnutí z koncentrovanej práce a musíte prehodnotiť svoje priority.

V domácej kancelárii existuje mnoho ďalších zdrojov rušenia. Deti požiadajú o pomoc s domácimi úlohami, umývačku riadu treba vyprázdniť, obed sa nevarí sám a, a, a.

Príklady ukazujú: rozptýlenie a stres sú súčasťou každodennej práce, najmä v domácej kancelárii. S rozumnou organizáciou práce sa však dá veľa urobiť, aby sa vám stres nevymkol z rúk a vy ste mohli svoju prácu vykonávať pokojne a efektívne.

stanoviť priority

Ako môže byť práca v kancelárii alebo v domácej kancelárii dobre štruktúrovaná? Stanovením priorít. Zoraďte nadchádzajúce úlohy podľa dôležitosti a naliehavosti. Napríklad od A do D:

• Úlohy sú dôležité a naliehavé, t.j. časovo kritické
• Úlohy B sú dôležité, ale nie naliehavé
• Úlohy C sú menej dôležité, ale sú naliehavé
• Úlohy D sú menej dôležité a nie naliehavé

Teraz si určte, ktoré úlohy budete vykonávať sami a ktoré v prípade potreby delegujete. Potom usporiadajte svoje úlohy v chronologickom poradí a podľa nich ich spracujte.

Časový manažment

Čas je vzácny tovar. Čím efektívnejšie využijete svoj pracovný čas, tým viac priestoru budete mať na ďalšie veci. Okrem toho znížite svoj osobný stres, ak sa nemusíte uponáhľať, aby ste sa pustili do práce, ale pracujete na základe premysleného rozvrhu. Najlepšie urobíte, keď sa pozriete na svoje obvyklé úlohy a všimnete si, koľko času na ktorú úlohu potrebujete. Tento prehľad je dobrým základom pre štruktúrované denné a týždenné plánovanie.

Denné a týždenné plánovanie

Vyplatí sa vytvárať denné a týždenné plány na základe zoznamu priorít a analýzy úloh / času. Tieto prehľady poskytujú vášmu pracovnému dňu prehľadnú štruktúru a zaistia vám, aby ste na nič nezabudli a efektívne využili pracovný čas:

• V dennom rozvrhu si určíte denné časy, kedy chcete splniť určité úlohy. Možno radšej telefonujete popoludní než ráno? Alebo, ako ukazujú skúsenosti, ste najviac koncentrovaní v skorých ranných hodinách? Pokiaľ je to možné, vezmite to do úvahy pri plánovaní.Zoskupte podobné úlohy do skupín úloh a priraďte im konkrétne časové intervaly. Tiež si naplánujte pauzy dôsledne a dávajte pozor na časové medzery, ktoré vám poskytnú priestor pre nečakané úlohy.
• Týždenný rozvrh poskytuje prehľad všetkých úloh, ktoré sú potrebné počas týždňa. Najlepšie je vytvoriť ho každý piatok počas celého nasledujúceho týždňa. Nezabudnite sem zahrnúť aj časové medzipamäte! Ako pravidlo: naplánujte si maximálne 80 percent dostupného pracovného času. Zostávajúcich 20 percent je k dispozícii na prácu ad hoc.

Ďalšie tipy pre domácu kanceláriu

Tí, ktorí pravidelne pracujú doma, čelia ďalším výzvam, pokiaľ ide o organizáciu práce. Vzhľadom na nedostatok priestorového oddelenia pracovného a súkromného života je hlavnou prekážkou prísne oddelenie sa od súkromného života počas práce. Ak sa to nepodarí, existuje vysoké riziko uviaznutia a straty koncentrácie medzi profesionálnymi a rodinnými požiadavkami. Pretože príležitostí na rozptýlenie číha doma oveľa viac ako v kancelárii na mieste: stačí medzi tým zapnúť práčku, len krátko povysávať alebo konečne zavolať starú mamu - pokušenia sú početné. Zvlášť, keď nie ste v domácej kancelárii sami, ale váš partner tiež pracuje doma a deti sú v domácom vzdelávaní.

Existuje však niekoľko tipov a trikov, ktoré vám pomôžu sústredene a štruktúrovane pracovať vo svojej domácej kancelárii.

Jasne definujte a dodržujte pracovný čas

Presne si stanovte, v akom čase pracujete a kedy si robíte prestávky. Prediskutujte svoj rozvrh s rodinou a dohodnite sa, že vás počas pracovnej doby nebudú rušiť. Malé rituály môžu pomôcť. Zaistite napríklad, aby sa správa „Nerušiť“ uplatňovala, keď sú dvere pracovne zatvorené.

Navrhnite svoje pracovisko profesionálne

Keď pracujete doma, je dôležité, aby ste dokázali rýchlo prepnúť zo súkromného režimu do pracovného režimu. Pomáha samostatná, profesionálne zariadená pracovná stanica. Vaše vlastné štúdium je samozrejme ideálne. Ale aj keď je kuchynský stôl vašou domácou kanceláriou, môžete na vytvorenie pracovnej atmosféry použiť niekoľko trikov. Vždy napríklad sedte na rovnakom mieste a používajte kancelársku stoličku. Kancelárske potreby, ako sú dierkovače a škatule na perá, vytvárajú atmosféru v kancelárii. Tiež je nápomocné nesedieť pred počítačom v teplákoch alebo pyžame, ale obliecť sa, ako by ste šli do kancelárie.

Vytvárajte rituály

Začnite svoj pracovný deň jedným osobným rituálom a ukončite ho druhým. To vám uľahčí zmenu rolí. Fantázii sa medze nekladú. Skúste, čo vám najlepšie vyhovuje.

Nastavte si druhé telefónne číslo

Pri oddeľovaní profesionálneho a súkromného života pomáha aj samostatné telefónne číslo na profesionálne hovory. Vďaka tomu vás súkromné ​​hovory nerušia od práce.

Zdravá rovnováha medzi pracovným a súkromným životom

Okrem rozumnej organizácie práce je pri predchádzaní stresu alebo znižovaní stresu obzvlášť dôležitá jedna vec: zdravý vzťah medzi prácou a voľným časom, rovnováha medzi pracovným a súkromným životom. Ak tomu venujete pozornosť a tiež dobre štruktúrujete svoju prácu v domácej kancelárii a v kancelárii na mieste, ponúkate nezdravému stresu malý cieľ.

Tagy:  tehotenstvo výživa starostlivosť o nohy